Om een organisatie succesvol digitaal te laten werken moet er eerst structuur worden aangebracht in papieren en digitale documenten en standaardprocessen.

Ongestructureerde processen zijn foutgevoelig, tijdrovend en belemmeren een vloeiende verwerking in de organisatie. Daarnaast zorgen ze voor een hoger risico op verlies, diefstal of lekken van bedrijfskritische en persoonlijke informatie.

Documenten bewegen zich door iedere organisatie, in papieren en digitale vorm. Ze komen binnen via de post en e-mail, worden gemaakt door applicaties, gaan van afdeling naar afdeling voor goedkeuring of aanpassing, als werkorder, contract of informatieoverdracht en worden uiteindelijk opgeborgen of weggegooid.

Documenten staan aan het begin van veel processen en verplaatsen zich met dit proces mee, waarbij er nieuwe documenten worden geproduceerd of bestaande worden aangepast. Documenten worden geprint, getekend of voorzien van notities, worden gekopieerd of raken kwijt.

De belangrijkste eerste stap om uw organisatie digitaal te laten werken is om structuur aan te brengen in de documenten en de standaardprocessen. Ongeacht of deze nu een papieren of digitale oorsprong hebben.

• Behoud van bedrijfsgegevens.
  Zelfs het kleinste bedrijf heeft belangrijke gegevens die moeten worden bewaard. Papieren bestanden zijn het minst stabiel van alle mogelijkheden, digitale documenten daarentegen bieden de grootste stabiliteit en de garantie van formaatconversie in de toekomst.
  
  
• Gemakkelijke toegang en distributie
  Digitale documenten kunnen gemakkelijk worden gevonden via zoekfuncties, gemakkelijk elektronisch worden verspreid en ze hoeven niet na elk gebruik opnieuw te worden gearchiveerd.
  
  
• Verbeterde samenwerking 
  Digitale documenten stellen collega’s in staat om samen aan projecten te werken en inzicht te hebben, zonder dat ze op een locatie bij elkaar hoeven te zijn. Digitale documenten kunnen automatisch een workflow starten waardoor processen soepel verlopen.
  
  
• Bespaar werknemers tijd die ze beter kunnen besteden
  Werknemers verspillen veel tijd aan het zoeken naar informatie en documenten. Digitale documenten zijn gemakkelijker te vinden via zoekfuncties en hoeven na gebruik niet meer te worden teruggeplaatst. Het proces van digitalisering is eenvoudig en gestructureerd, waardoor de eerste archivering een minimale hoeveelheid tijd kost.
  
  
• Voldoe aan beveiligingsvereisten
  Privacywetten zoals AVG en HIPAA vereisen dat bedrijven controle houden over persoonsgegevens. Digitale documenten staan aan de basis van het voldoen aan deze wetgeving. Uitgebreid met documentmanagement zijn geavanceerde methoden mogelijk voor controle, autorisatie, verantwoording, bewaar- en verwijderplicht en een complete audittrail op alle documenten.
  
  
• Direct herstel na calamiteit
  Papieren documenten worden vaak voor langere termijn opgeslagen in een niet gebruikte ruimte. Stel dat bijvoorbeeld een ondergelopen kelder alle bedrijfsgegevens vernietigt. Hoe zou dat uw organisatie beïnvloeden? Van digitale documenten kan regelmatig een back-up worden gemaakt, waardoor na verlies door bijvoorbeeld inbraak, overstroming en brand alles direct hersteld kan worden.
  
  
• Vermindering van de ecologische voetafdruk
  Verminder papier- en tonergebruik voor afdrukken. Ook voor de opslag van digitale documenten is gemiddeld minder energie nodig dan voor opslagfaciliteiten met klimaatbeheersing voor papieren documenten. Originele papieren documenten kunnen worden versnipperd en gerecycled nadat ze zijn gescand en opgeslagen.
  
  
• Beter gebruik van kantoorruimte 
  Miljoenen gescande documenten kunnen op een server worden opgeslagen. Om hetzelfde aantal papieren documenten op te slaan, zijn talloze ruimtes met archiefkasten nodig. Naarmate de economie verbetert en u groeit, kunt u uw kantoorruimte beter gebruiken voor activiteiten die inkomsten genereren, in plaats van voor opslag. Al deze voordelen dragen bij aan een belangrijke reden voor het scannen van documenten: Digitaliseren met workflowautomatisering bespaart geld.