De digitalisering van papieren documenten is de eerste stap, maar betekent niet dat er dan direct kan worden gesproken van een digitale organisatie.

Het krijgen en houden van grip op digitale documenten is van belang voor iedere organisatie in elke sector. Een documentmanagementsysteem (DMS) of Enterprise Content Management Systeem (ECM) kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

Zo verzorgt een DMS/ECM niet alleen een archief van digitale documenten, maar werkt het met name ook met levende documenten. Dit biedt de mogelijkheid om documenten, gegevens en informatie van allerlei aard op te zoeken, te koppelen aan workflows, te bespreken via samenwerkingstools en te analyseren.
Een DMS/ECM wordt een steeds belangrijker element van de IT van een bedrijf. Het communiceert met alle andere systemen, regelt gedigitaliseerde werkprocessen in en tussen verschillende afdelingen en heeft een groot aantal technische uitbreidingsmogelijkheden.

Wat betekent een DMS/ECM voor een organisatie  

Archivering
Heeft u in de kelder van uw bedrijf een archief? Met het invoeren van een DMS/ECM kunt u zich dit ruimteverslindende en dure archief besparen. De digitale archivering van documenten is de basis van een DMS/ECM: documenten, gegevens en informatie kunnen hier centraal worden opgeslagen en in combinatie met de juiste procesdocumentatie niet-muteerbaar worden bewaard. Het archiveren werkt als een klassieke dossierstructuur: er zijn digitale planken, mappen en tabbladen. Op deze manier weten ook de liefhebbers van papier snel hun weg te vinden.

Gegevensbeveiliging

Een DMS/ECM creëert de optimale omgeving voor een veilige omgang met waardevolle bedrijfsgegevens.

Hieraan dragen bij:

• AES-encryptie
• Sleutelgroepen
• Toewijzing van toegangsrechten tot bepaalde documenten of voor specifieke personen

Er is altijd informatie die niet voor iedereen toegankelijk moet zijn – zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens. Daarom kunnen met een DMS/ECM persoonsgegevens (AVG) bijzonder goed worden beschermd.

Samenwerken aan documenten

Het werken met digitale documenten doet niet onder voor het werken met papier. Een DMS/ECM biedt bijvoorbeeld een digitale document preview, waarop digitale stempels of plaknotities kunnen worden aangebracht. Maar veel belangrijker is het versiebeheer: wie aan het document werkt, checkt het document – zichtbaar voor alle systeemgebruikers – uit. Zodra het weer ingecheckt is, kan het door iedereen worden bewerkt. Plus: de bewerkte versies krijgen opeenvolgende nummers en zijn dus volledig traceerbaar. Dus geen documenten meer per e-mail versturen terwijl er tegelijkertijd aan werd gewerkt – met als gevolg dat iedereen een andere versie had.

Integratie

De meeste bedrijven gebruiken Microsoft Office, dus Outlook, Word, Excel en PowerPoint. DMS/ECM-gebruikers hoeven deze bekende omgeving niet te verlaten:
Een DMS/ECM integreert naadloos in deze omgeving. Gebruikers kunnen snel hun bestanden in het systeem archiveren.

Zoeken

Besteedt u ook een belangrijk deel van uw werktijd aan zoeken? In welke e-mail had uw collega vorige week ook alweer dat belangrijke document gestuurd? Een DMS/ECM brengt met geavanceerde zoektechnologieën uitkomst, want u kunt:

• Zoeken op losse trefwoorden
• De zoekopdracht beperken tot een bepaalde datum of periode
• Zoeken op makers of afzenders van informatie
• Niet alleen op bestandsnaam, maar ook direct in de inhoud van het document zoeken
• Gericht filteren op bepaalde bestandstypen (bijv. pdf)

Workflow

Komen papieren facturen ook eerst in uw postvak terecht en worden ze dan letterlijk van a naar b gebracht? Papieren goedkeuringsprocessen zijn omslachtig en tijdrovend. Digitale en geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat documenten en informatie sneller op de plaats aankomen waar ze nodig zijn. Een DMS/ECM voert deze processen foutloos en controleerbaar uit.

Goedkeuringen in enkele seconden

Individueel configureerbare processen met één druk op de knop. Met procesvisualisaties houdt u steeds het overzicht over de actuele verwerkingsstatus.

Samenwerking

Dit is een centraal kenmerk van het beheer van bedrijfsinformatie. Niet in de laatste plaats hebben chattechnologieën daarom al hun weg naar bedrijven gevonden. In een DMS/ECM kunnen medewerkers direct bij het document van gedachten wisselen met collega’s. Het is ook mogelijk om in plaats van documenten, links naar documenten en informatie per e-mail te sturen. Dit ontlast de e-mailboxen enorm en houdt deze documenten altijd centraal beschikbaar.

Mobility

De beschikbaarheid van informatie op een centrale plaats in het bedrijf is een belangrijk aspect van Enterprise Content Management. Maar bent u veel onderweg en wilt u overal toegang tot informatie, dan zorgt de mobiele oplossing voor smartphone, tablet dat u altijd en overal toegang heeft via een webbrowser.